Warning: Use of undefined constant ‘the_views’ - assumed '‘the_views’' (this will throw an Error in a future version of PHP) in /parisboys/www/wp-content/themes/wpex-pytheas/wpex-pytheas/single.php on line 25 [33] 빌딩에서 가장 많이 발생하는 민원과 불만은?

만약 당신이 직장인이라면 하루에 잠자는 시간을 빼고 나면 가장 오래 머무는 곳은 아마도 회사의 사무실일 것입니다. 오피스 빌딩 자산관리 업무를 하다 보면 매일같이 임차인들로부터 많은 민원과 요청 사항들을 받게 됩니다. 이런 것들 중에서 어떤 점들이 일하면서 불편하고 이를 어떻게 하면 개선할 수 있는지를 알아보면 오피스 빌딩에서의 생활이 한결 더 좋아질 것입니다.

한국부자들의오피스빌딩투자법

반복적으로 발생하는 민원의 경우를 잘 분석하여 혹시나 시설이나 장비에 문제는 없는지 꼭 살펴봐야 합니다. 그리고 서비스에 대한 불만은 많은 경우에 직원들의 잘못된 응대나 태도로 인해 발생하기도 합니다. 따라서 입주사들로부터 전달되는 불만이나 불편접수를 빌딩 운영에 대한 아이디어 제안이라는 생각으로 일을 한다면 업무를 좀 더 적극적이고 긍정적으로 해결해 나갈 수 있을 것입니다.

무엇보다도 자주 접하고 많이 발생하는 민원은 사무실 내부 온도에 대한 불만일 것입니다. 우리나라는 사계절이 있기 때문에 외부 온도 변화에 맞춰 실내온도를 맞춰야 하는 어려움이 있습니다. 최근에 지어진 오피스 빌딩 내부에는 각 구역의 온도를 측정하는 센서들이 달려 있어 자동제어에 의해 냉난방이 이루어 지도록 설계된 곳이 많이 있습니다. 하지만 사람마다 각기 선호하는 온도가 다르고 같은 층이라도 냉난방을 위한 시설들이 특정한 곳에 위치해 있기 때문에 실제로 모두를 만족시키기는 어려운 점도 있습니다.

그리고 온도 관련 민원이 발생하는 주요 원인은 사무실 내부 구획을 위한 파티션 등으로 여러 개의 작은 공간으로 구획하기 때문입니다. 이런 식의 인테리어는 사무실 내부의 공기 순환을 막아 냉난방의 효과를 떨어뜨립니다. 특히, 파티션 내부의 배기나 급기만 들어가도록 구획을 하게 되면 당연히 문제가 생길 수 밖에 없습니다. 급기나 배기 설비가 충분하지 못한 회의실을 만들어 놓고 많은 인원이 한꺼번에 들어가 회의를 할 때 마다 덥다는 민원을 제기하는 임차인에게는 건물에서는 특별히 해줄 수 있는 점이 없다는 것을 알아야 합니다.

자주 목격한 사례를 예를 들면, 사장님이나 직위가 높은 임원들의 집무실을 외부 경관이 잘 보이는 건물의 모서리 부근을 택하는 것입니다. 그런 곳은 대개 건물에 있어 냉난방의 혜택을 크게 보지 못하는 사각지대일 가능성이 높습니다. 구조상 냉난방의 공급이 되는 말단 부위일 가능성도 높고 주위가 창으로 둘러쌓여 있다면 외부 온도에 취약할 수 있기 때문입니다. 거기에다 파티션으로 구획을 하기 때문에 공기 흐름도 줄어 들어 주된 민원이 발생하는 곳입니다. 이런 곳에는 추가 냉낭난방 기구를 인테리어 공사시에 따로 시공을 하는게 좋습니다.

이러한 문제점에 대해서는 빌딩의 운영팀에서는 인테리어 도면 검토 시에 이에 대한 조언을 합니다. 그러나 임원들의 방 및 임직원들을 위한 여러 개의 회의실을 만들어야 하는 총무팀의 입장에서는 레이아웃 구성이 우선 고려될 뿐 실내 환경은 그 다음 문제로 여겨지곤 합니다. 이런 형태의 레이아웃으로 구성된 공간은 당연히 입주 후에 온도에 대한 불만이 나올 수 밖에 없게 되는 것입니다. 따라서 구획이 되는 공간이 많을 경우에는 추가 냉난방 설비를 설치하거나 급기나 배기가 골고루 분포하도록 공조 시스템을 이설하는 것이 바람직합니다.

온도 민원과 함께 화장실에 대한 불편 사항들도 많이 접수가 됩니다. 특히 화장실은 위생과 관련된 곳이기 때문에 다양한 민원 사항들이 들어옵니다. 용변을 본 후에 화장실의 통수가 되지 않는 경우가 있는데, 원인을 보면 대부분이 사용자의 부주의로 인해 발생합니다. 그렇지만 신축 빌딩의 경우 통기 문제 및 배관의 막힘 등이 발생하여 화장실이 막히는 일이 자주 발생하게 되는데 심각한 시공상의 결함이 없다고 하면 이는 시간이 지나면서 해결이 됩니다.

화장실이 주로 막히는 원인을 살펴보면 휴지를 사용하지 않고 페이퍼 타올을 좌변기에 넣는 것도 주요 원인 중에 하나입니다. 공동 사용에 대한 불쾌감을 없애려는 목적이나 손을 닦은 페이퍼 타올을 집어넣을 경우 좌변기가 막히게 되는 것입니다. 화장실 사용자 중에서 페이퍼 타올로 좌변기 커버를 덮고 용변을 보는 경우도 종종 있습니다. 그렇게 사용된 페이퍼 타올이 좌변기를 막히게 하는 것입니다. 또한 여성 용품을 휴지통에 버리지 않고 좌변기에 버리는 경우도 있습니다. 이런 민원들은 사용자가 주의를 한다면 자연스럽게 없어질 수 있습니다. 또한 이런 불만과 민원을 사전에 방지하기 위해 화장실 칸마다 휴지통을 비치하는 방법이 있으나 관리상 손이 더 많이 가고 사용자들이 휴지통을 밟거나 위에 버리는 경우가 발생하는 등 오히려 위생상 더 큰 문제를 만들수도 있습니다.

그 다음으로 많은 일이 일어나는 것은 엘리베이터입니다. 오피스 빌딩에서 가장 중요한 운송 수단인 엘리베이터는 사람들이 근무하고 있는 동안에 쉴새 없이 운행이 될 수 밖에 없습니다. 특히 출퇴근시간과 점심시간에는 사용량이 급격히 증가하는 특징이 있습니다. 이런 바쁜 시간대에 엘리베이터 타기 위해서 오래 동안 기다리게 되면 임차인들은 빌딩에 대해 조금씩 불편함을 느끼게 됩니다.

엘리베이터는 추가로 설치하는 것이 거의 불가능하기 때문에 입주시에 각 층마다 적정한 상주인원이 있을 수 있도록 임대차 계약 체결 전에 충분히 검토가 되어야 합니다. 엘리베이터 제조사 별로 가장 효율적인 방법으로 운행이 되도록 프로그램을 설정 하더라도, 수용인원을 넘는 상주인구가 있으면 엘리베이터가 제대로 효과를 발휘하기가 어렵습니다.

이외에도 엘리베이터의 고장 또는 문제가 발생하여 승객이 내부에 갇히는 사고가 발생하거나 소음이나 진동 등으로 불안감을 느끼게 되는 것입니다. 이런 문제는 엘리베이터 유지보수 업체가 신속하게 사전에 대처를 하거나 예방 점검을 한다면 대부분 해결될 수 있는 불만들일 것입니다.

이외에도 오피스 빌딩 내에서 발생하는 민원들 중에는 근무하는 직원들에 태도가 친절하지 못하거나 민원 처리를 해달라고 요청을 했는데 이에 대한 처리가 늦어져 민원으로 이어지는 사례들도 포함됩니다. 대형 오피스 빌딩의 경우 자산관리전문회사들에 의해 운영이 되는데 평소 민원 발생을 최소화 할 수 있도록 직원들의 CS 교육을 강화하거나 고객응대시의 매뉴얼을 준비하여 정기적인 교육을 실시하고 있습니다. 다만 아직까지도 미화나 시설, 보안 근무자들을 무시하거나 홀대하는 경향의 사람들이 있습니다. 때로는 이런 비상식적이고 무례한 임차인들도 적절히 대응을 해야할 때가 있습니다.

이런 부류의 사람들은 사소한 일에도 마찰을 빚기도 하고 민원 처리에 있어 감정적으로 대하는 특징이 있습니다. 빌딩에 입주해서 임차 공간을 사용하는 임차인과 건물의 운영을 담당하고 직원과의 관계는 갑을 관계나 상하 관계가 아닌데도 불구하고 빌딩에서 일하는 사람들이 마치 자신의 직원이거나 아래 사람처럼 대하는 사람들이 종종 있습니다. 이런 사람들이 제기하는 민원을 처리할 때는 특별히 서로 감정을 상하지 않도록 배려할 필요가 있습니다. 특히 민원을 받은 업무 담당자나 이를 처리하는 직원들도 이로 인해 불편한 감정을 갖지 않도록 각별히 유의하여야 합니다.

이외에도 야간 시간대에는 음주를 하거나 야근 등으로 인해 평소보다 신경이 날카로운 임차인들이 많이 있습니다. 실제로 음주 후에 로비 보안 근무자에게 폭언을 하거나 막무가내로 대리 운전을 불러 달라고 시비를 거는 사고가 오피스 로비에서 자주 발생합니다. 이런 업무에 어려움을 견디지 못하고 회사를 그만 두는 직원들도 있는데 그 만큼 민원이나 업무에 대한 스트레스가 크다는 것을 미루어 짐작할 수 있습니다.

오피스 빌딩은 이처럼 한정된 공간에서 여러 사람들이 생활을 하게 되기 때문에 한 사람 한 사람 모두를 만족시키는 서비스를 제공하기는 어렵습니다. 다만 다수의 사람들이 편안한 환경에서 근무를 할 수 있는 장소가 될 수 있도록 건물 운영 방침이 정해져 있고 이를 준수할 때 그에 상응하는 서비스가 제공되는 것입니다. 어디를 가든 그 곳을 관장하는 규칙과 규율이 있는데 이를 따른다고 해서 손해를 보는 경우는 많지 않습니다. 나 혼자만의 만족이나 편리를 위해 정해진 룰을 어기게 되면 다른 사람이 피해를 보거나 손해를 보게 됩니다. 오피스 빌딩의 운영은 이런 운영방침을 바탕으로 입주해 있는 사람들이 협조를 해줄 때 가장 편리하고 쾌적한 환경을 유지할 수 있는 것임을 그 곳에 상주하고 있는 임차인들이나 직원들에게 알릴 필요가 있습니다. 그런 바탕 위에서 좋은 서비스가 제공되고 이를 통해 임차인의 만족도도 높아질 수 있을 것입니다.

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